General meeting in condominium

Общее собрание в кондоминиуме

Годовое собрание в кондоминиуме — это процесс принятия тех или иных решений, касающихся администрирования и функционирования здания, собственниками квартир.
На английском оно называется Annual General Meeting (AGM).

1. Подготовка к собранию

Согласно Акту о Кондоминиуме годовое собрание должно быть созвано и проведено в течении 4 месяцев после окончания фискального года в здании.
Например, если фискальный год в кондоминиуме с конца Июля по начало Августа (когда выставят новые счета за годовой коммунальный сбор), то годовое собрание должно быть проведено в Декабре.
Фискальный год в зданиях может быть разный, в зависимости от того когда здание было введено в эксплуатацию и было проведено первое годовое собрание.
Всю подготовительную работу к годовому собранию осуществляет управляющая компания совместно с жилищным комитетом.
Примерно за месяц до собрания готовится повестка дня собрания, административный отчет, финансовый отчет подготовленный аудитором, бюджет на следующий (то есть, уже текущий) фискальный год и прочие сопутствующие документы если таковые имеются.
Как минимум за две недели до начала собрания администрация кондоминиума вышлет приглашения на принятие участие в собрании всем собственникам квартир, подписанные менеджером юридического лица.
Приглашения в бумажном варианте будут разосланы почтой и будут разложены в почтовые ящики квартир в кондоминиуме.
Приглашения в электронном виде будут разосланы по электронной почте.
В приглашении должны быть указаны место проведения собрания (обычно лобби кондоминиума или специальная комната для собраний), дата проведения собрания, время начала регистрации на собрание, время начала собрания.
Помимо приглашений к рассылке должны прилагаться повестка дня, финансовый отчет, бюджет на следующий фискальный год, форма доверенности для присутствия на собрании, как в бумажном так и электронном виде соответственно,  чтобы собственники могли заранее более детально ознакомится с пунктами, которые будут рассматриваться в течении собрания, бюджетом и финансовым отчетом.
Форма доверенности потребуется если вы не сможете присутствовать на собрании, но хотите чтобы ваш голос был учтен. Такую форму нужно будет заполнить до собрания и направить в офис администрации, приложив копии вашего паспорта и паспорта человека, который будет вас представлять во время собрания.
Обычно, один человек не может представлять на собрании более трех квартир, поэтому если вы владелец более трех квартир вам нужно будет найти уже два человека, которые будет вас представлять во время собрания; если у вас во владении более 6 квартир вам нужно будет найти уже 3 человека и т.д.
Люди, которые будут принимать участие во время собраний вместо вас не обязательно должны представлять квартиры только одного собственника.
На это нет никаких ограничений. Предположим, вы владеете одной квартирой, и у вас есть знакомые собственники в кондоминиуме (например, двое), каждый из которых тоже владеет по одной квартире, но не один из вас не сможет присутствовать на собрании. Тогда вы можете, найти стороннее лицо, например, вашего приятеля, который проживает в городе, или вашего знакомого риэлтора, и попросить его принять участие в собрании и представлять вашу и квартиры ваших знакомых.
Доверенным лицом не может являться кто-либо из сотрудников администрации.
Для принятия участия на собрании доверенное лицо должно принести с собой оригинал паспорта, копию которого, вместе с формой доверенности, вы направили в офис администрации до этого.
Стоит оговорится, что собственники квартир, за которыми числятся долги по оплате годового коммунального сбора за предыдущий и предшествующие фискальные годы, не будут допущены до участия на собрании.

2. Проведение собрания

В назначенную дату собрания и указанное в приглашении время, нужно сперва прийти зарегистрироваться.
Возьмите с собой оригинал паспорта. Сотрудники администрации проверят ваши данные у стойки, которую обычно оборудуют на время проведения собрания, зарегистрируют, и выдадут лист для голосования (бюллетень). Если до этого администрация не выслала повестку дня, финансовый отчет, и бюджет, то эти документы вам должны выдать по окончанию регистрации.

Для проведения годового собрания (с “первой попытки”) необходим кворум в 20% от общего числа собственников в кондоминиуме.
Это не совсем корректное утверждение, которое тем не менее фигурирует в большинстве юридических документов.
На самом деле, собственники, которые собрались для проведения собрания должны представлять не менее 20% от общего количества жилой площади в здании.
Предположим, у нас есть кондоминиум, в котором 100 квартир, а общая жилая площадь 10,000 кв.м. Размеры этих квартир по площади не столь важны, но пусть это будут квартиры, например, 35, 70, и 120 кв.м. (студия, 1 спальная, и 2 спальная квартиры).
Чтобы собрать кворум количество зарегистрированных собственников перед началом собрания, должны суммарно представлять 2000 кв.м. (20% от 10,000 кв.м.) жилой площади. То есть, если перед собранием зарегистрируется 20 собственников, но каждый из них будет владельцем одной студии площадью 35 кв.м. это будет недостаточно чтобы собрать кворум, так как они будут представлять всего 700 кв.м. жилой площади.
Подытоживая, можно сказать, что количество участников собрания не так важно, как суммарное количество кв.м. которые они представляют для образования кворума.
Что происходит если кворум не собирается? В таком случае администрация объявляет, что данное собрание отменяется и переносится, обычно на две недели. Формы доверенности, как правило, будут действительны и на втором собрании.
Для проведения второго собрания не требуется кворум.

После регистрации участники собрания собираются в указанном месте для проведения собрания.
Повестка дня обычно состоит из следующих обязательных пунктов:

- Вступительное слово председателя собрания
Председатель собрания это чисто формальная должность и в качестве председателя обычно выступает председатель жилищного комитета.
Вступительное слово обычно состоит из благодарности председателя всем присутствующим за принятие участие в собрании.
- Утверждение протокола предыдущего годового собрания
Формальный пункт, обычно всеми утверждаются если только не были выявлены какие-либо махинации связанные с проведением предыдущего собрания. Например, собрание было проведено какой-то группой собственников, при этом уведомление о проведении собрания никто из других собственников не получил.
- Административный отчет
Во время данного пункта повестки дня, сотрудники управляющей компании предоставляют отчет о проделанной работе за предыдущий год, по большей части в плане технического обслуживания здания, проведения ремонтных работ и т.д.
- Утверждение аудита финансовой отчетности за предыдущий фискальный год
Если нет каких-либо подозрительных деталей к отчету, то обычно утверждается всеми собственниками. Обычно, аудитор прилагает комментарии к отчету на первой странице аудита. Если в этих комментариях значится, что администрация не подала каких-либо документов, которые затруднили подготовку аудита, или при проверке были выявлены подозрительные детали, например, количество наличности, хранимой в офисе, превышало допустимые нормы на протяжении нескольких месяцев, то собственники могут запросить повторный аудит с требованием к администрации предоставить требуемые документы. Данное требование должно быть позже занесено в протокол собрания.
- Утверждение бюджета на следующий фискальный год
Если администрация выслала этот документ заранее, а не выдала сразу перед собранием, у вас есть возможность предварительно ознакомится с деталями документа, и подготовить список вопросов если таковые возникли по какой-либо из статей (зачастую расхода).
Во время собрания на повторное ознакомление отводится еще 10 минут для всех присутствующих. После этого у участников собрания будет возможность обсудить данные, указанные в документе бюджета и обсудить вопросы, по определенным его статьям.
Если после голосования бюджет утверждается, то кондоминиум должен будет вести свою деятельность в соответствии с принятым бюджетом.
Если бюджет по итогам голосования не утверждается, то кондоминиум будет вести свою деятельность опираясь на выполнение операционных и поточных задач. Таким образом, если в предлагаемом бюджете значилось, что администрация предлагает выделить n-ую сумму на ремонт чего-либо, то эти деньги не будут выделены и ремонт, скорее всего, проведен не будет.
Бюджет зачастую лучше всего принимать, так как в любом здании через какое-то время (3-5 лет) начинает что-то ломаться или выходить из строя, и деньги на внеплановый ремонт придется выделять регулярно, при этом необязательно, что речь идет об огромных суммах.
Однако, если были выявлены факты того, что администрация, кто-либо из членов жилищного комитета, или менеджер юридического лица, пользуясь положением, пытаются продвигать своих знакомых подрядчиков без проведения тендера, или тендеры на проведение работ в здании или предоставления услуг получают одни и те же фирмы по завышенной цене, стоит поднимать вопрос о смене управляющей компании, переизбрании комитета, или менеджера юридического лица, с последующими разбирательствами.
Хотя по опыту скажем, что доказать факт получения отката от подрядчика кому-либо из администрации, жилищного комитета, или менеджера юридического лица практически невозможно, тем более если был проведен тендер. Просто таких людей нужно снимать со своих должностей путем голосования за халатное и недобросовестное выполнение своих обязательств.
- Утверждение аудитора на следующий фискальный год
Аудитор, как правило, избирается каждый год. Он, или представитель аудиторской фирмы, зачастую не присутствует на собрании.
Администрация предлагает на выбор 3-4 фирмы, прилагая их расценки на свои услуги и собственные рекомендации по каждой из фирм. Одной из представленных фирм скорее всего будет аудитор, который выполнял аудит в предыдущем фискальном году. Если всех устраивает текущий аудитор, он выбирается и на следующий год. Если нет, голосуют за новую фирму.
- AnyOtherBusiness (AOB) – другие предметы для обсуждения
Во время этого пункта собственники могут поочерёдно обсудить те или иные вещи, касающиеся работы кондоминиума, а также предложить внести на голосование вопросы, которые не были рассмотрены в основной части повестки дня, например, оборудование специальной зоны отдыха на крыше тренажерного зала (если это отдельное здание), изменение часов работы офиса, бассейна, тренажерного зала, и т.д., то есть любые вопросы, которые не перечат уставу кондоминиума и домовым правилам.

Теперь мы рассмотрим пункты, которые будут рассматриваться в зависимости от времени проведения собрания:

- Утверждение устава кондоминиума и домовых правил
Два формальный пункта, которые рассматриваются во время самого первого собрания, после сдачи здания в эксплуатацию.
Если к уставу кондоминиума практически не должно возникнуть каких-либо вопросов, так они очень похожи, и обычно утверждаются в предоставленном варианте, то в домовых правилах могут быть пункты, которые устроят не всех собственников, например запрет на проживание с питомцами, отсутствие запрета на сдачу жилья на короткий срок (обычно до 1 месяца), и т.д.
Все эти пункты можно обсудить и поменять, однако, некоторые из них требуют кворума в 30% вне зависимости от того это первое или второе собрание, которое формально не требует кворума.
- Назначение управляющей компании
Подготовкой списка управляющих компаний на выбор обычно занимается застройщик, так как до проведения первого годового собрания он формально занимается управлением кондоминиума.
Учитывая, что представленный список вы получите за 2 недели вместе с повесткой дня, лучше всего прочитать о каждой компании, ее репутации, сравнить расценки и сделать свой выбор в пользу той или иной компании во время голосования.
Иногда бывает так, что кондоминиум и вовсю не пользуется услугами управляющей компании, и нанимает сотрудников отдельно от имени юридического лица, однако об этом мы поговорим в отдельной статье.
- Назначение жилищного комитета
Состав жилищного комитета набирается из числа собственников, которые присутствуют во время собрания. К кандидатам в жилищный комитет нет каких-либо требований, однако, нужно понимать, что собрания жилищного комитета проводятся обычно каждый месяц, и каждый член комитета должен присутствовать на нем физически, так как в законодательстве до сих пор нет процедуры того, как можно проводить собрание жилищного комитета в формате видеосвязи. Назначить при этом доверенное лицо для присутствия на собрании комитета тоже нельзя, так как на форме присутствия на собрании жилищного комитета должна стоять конкретно ваша подпись как члена комитета. 
То есть если вы посещаете Таиланд несколько недель, или пару месяцев в году на время отпусков или праздников, то возможно эта роль вам не подойдет.
Кроме этого, желательно чтобы вы говорили на английском, во избежание языкового барьера во время собраний, но никто не воспрещает вам приходит на собрание с переводчиком.
Если вы считаете, что подходите по этим параметрам, вы можете попросить администрацию или председателя собрания внести вашу кандидатуру на пост члена жилищного комитета.
После этого вас попросят выйти перед присутствующими на собрании и рассказать пару слов о себе, и в целом представится.
После того как наберется достаточное к-во кандидатов, для того чтобы в будущем при проведении собраний уже жилищного комитета мог формироваться кворум, присутствующие на собрании могут отдать голоса за кандидатов в члены жилищного комитета. При этом голос вы можете отдать не за одного их кандидатов, а сразу за всех из представленных.
При этом ваш голос, или “вес” в квадратных метрах, будет отдан каждому из кандидатов в полном объеме, а не разделен на равные части и распределенный между кандидатами.
Для того, чтобы собственнику стать членом жилищного комитета, ему нужно набрать 50 или более процентов голосов от общего количества присутствующих на собрании. Опять же, не совсем правильное утверждение.
Обратимся к примеру со 100 квартирами и 10,000 кв.м., который мы приводили ранее. Представим, что на собрании сколько-то собственников (15-30, это неважно), у которых в сумме во владении 2,000 кв.м. жилой площади. По уставу здания размер жилищного комитета 4 человека.
Из присутствующих свою кандидатуру выдвигает 7 человек. Чтобы стать членом комитета каждому из кандидатов нужно набрать 50% голосов, то есть суммарный вес в жилой площади, которой владеют те или иные собственники отдающие голос за того или иного кандидата должен быть  1000 кв.м. или больше.
О том, как происходит подсчет голосов после собрания, мы поговорим чуть позже.
Если из 7 кандидатов барьер в 50% проходят 5, тогда смотрят кто набрал наименьшее к-во голосов и отсеивают последнего. Если голоса распределись как, например, 65%/65%/65%/55%/55%, то есть из двух членов нет того, кто набрал бы меньшее к-во голосов, тогда тот, кто не будет входить в состав комитета решается устной договоренностью, и зачастую конфликтных ситуаций не возникает.
По нашему опыту скажем, что очень и очень мало людей горят желанием брать желание в управлении кондоминиумом и становится членом жилищного комитета.
Поэтому зачастую бывает так: состав комитета по уставу 9 человек, свои кандидатуры на собрании предлагает 7 человек, из них голоса получают 5-6 человек.
Если комитет не получается сформировать во время годового собрания, то по хорошему счету менеджер юридического лица должен будет созвать внеочередное общее собрание, на котором данный предмет будет снова выставлен на обсуждение, однако об этом позже.
О функциях и работе жилищного комитета мы поговорим в отдельной статье
- Назначение менеджера юридического лица
Как и члены жилищного комитета, выбирается из числа присутствующих на собрании. К менеджеру юридического лица чуть более строгие требования чем к членам комитета, например если иностранец выдвигает свою кандидатуру, он обязан иметь разрешение на работу в Таиланде (work permit). Общие требования к кандидатам — это отсутствие судимости и отсутствие в послужном списке увольнений по факту халатности, мошенничества и т.д.
Как и члены комитета, при внесении своих кандидатур они представляются перед собранием
В отличие от голосования за членов жилищного комитета, менеджер юридического лица может быть только один, поэтому голоса отдают за одного кандидата. Менеджером юридического лица становится тот кандидат, что набрал наибольшее количество голосов.
Подробнее о функциях менеджера юридического лица мы поговорим в отдельной статье.

Помимо всех вышеперечисленных пунктов повестки дня, администрация может включить и другие вопросы для рассмотрения, список, которых можно составлять бесконечно, например роспуск действующего жилищного комитета, смена дат фискального срока, смена и назначение конкретных субподрядчиков, и т.д. В неформальные обязанности администрации входит подготовка и выставление на обсуждение всех насущных вопросов в кондоминиуме, которые требуют рассмотрения на общем собрании.
Для некоторых, как изменение суммы коммунального сбора, нужен будет обязательный кворум в 30%, вне зависимости от того это первое собрание или нет.

3. Подсчет голосов

Во время собрания на бюллетене вам нужно будет отмечать за что вы голосуете по каждому из пунктов, кроме например пункта вступительного слова председателя собрания, отчета администрации, или пунктов во время которых администрация доводит до сведения присутствующих какую-либо информацию.
Обычно голосовать нужно:

а) За
б) Против

Или:

а) Вариант 1

б) Вариант 2

в) Вариант 3

Если голосование идет за членов комитета или менеджера юридического лица

Стоит сразу оговорится, что голоса собственников при подсчете голосов не совсем равнозначны.
Голос каждого собственника имеет “вес”, который отображается в количестве квадратных метром, которыми он владеет.
То есть при подсчете голосов у собственника, который владеет квартирой 70 кв.м. будет больший вес чем у собственника квартиры 35 кв.м.
Если у собственника несколько квартир во владении ему выдадут бюллетень на каждую квартиру, которой он владеет.
После окончания собрания администрация собирает все бюллетени, подсчитывает их, составляет протокол собрания, готовит его в бумажном и электронном виде и рассылает всем собственникам. После этого в течении двух недель администрация регистрирует протокол собрания в Земельном Департаменте. В течении месяца собственники могут обжаловать результаты собрания основываясь на составленном протоколе. Земельный Департамент заблокирует утверждение протокола до выяснения обстоятельств.
Кроме этого Земельный Департамент может самостоятельно заблокировать утверждение протокола собрания по некоторым пунктам, если они были включены или приняты в повестку дня не в соответствии с Актом о Кондоминиуме или уставом здания.
Если этого не произошло, Земельный Департамент утверждает протокол собрания и решения принятые в нем принимают законную силу.

4. Внеочередные собрания

На английском они называются Extraordinary General Meeting (EGM).
Такие собрания обычно проводятся в том случае, если нужно срочно рассмотреть те или иные вопросы, касающиеся здания, например ремонт какого-либо важного оборудования, средства из которого нужно брать из амортизационного фонда, а ждать до следующего годового собрания нельзя, или если есть административные вопросы, например большая часть членов жилищного комитета продали свои квартиры, и кворум теперь для проведения заседаний не набирается.
Внеочередное собрание может самостоятельно созвать менеджер юридического лица кондоминиума, или если 30% или более собственников (вернее их вес в жилой площади) направят петицию в офис администрации с  требованием провести внеочередное собрание.
Как и в случае с ежегодными собраниями, для проведения таких собраний действует правило кворума 20% или переноса собрания на 2 недели без требования к кворуму, а также обязательный кворум в 30% для рассмотрения вопросов, которые будут вносить изменения в устав кондоминиума.